Despre tot ce-i fin și fain

Cum mi-am organizat biroul de acasă pentru eficiență maximă

By 14 mai, 2020Learning
read time 10 min
 
14 mai, 2020

Cum mi-am organizat biroul de acasă pentru eficiență maximă

Lucrez acasă de patru ani, dar această perioadă m-a forțat să-mi reconsider biroul într-o accepțiune fizică a termenului: ca o capsulă cu tot ceea ce am nevoie ca să-mi desfășor eficient activitatea.

by

Acest articol este parte a unui proiect realizat de Fine Society & Canon România, despre ergonomie și eficiență la biroul de acasă.

Trăim într-o epocă a economiei bazate pe servicii punctuale, pe sharing, pe cât mai puține posesiuni și cât mai multă externalizare. Și totuși, fix când ne simțeam mai liberi și neîngrădiți, pandemia ne-a adus înapoi în sferele autosuficienței. 

 

Nu în sensul rău al termenului, ci în ideea de „a avea tot ce ne trebuie” în cei patru pereți ai locuinței.

 

Această perioadă dificilă m-a învățat, printre altele, că pot să fac sport eficient și de acasă, că pot să-mi creez singură ritualuri de beauty în propria-mi baie și, ceva neașteptat, că pot să scriu la fel de eficient stând nemișcată ore-n șir la birou. 

 

Sunt freelancer din 2016, dar abia acum, în lunile acestea, am fost nevoită să mă gândesc la casa mea ca la un „home office” veritabil.

 

Până acum îmi luam laptopul sub braț și mergeam unde aveam chef să scriu în ziua respectivă. Proximitatea oamenilor, zgomotele de fundal, atmosfera de cafenea, toate astea mă relaxează și mă inspiră și le căutam dinadins.

 

Acum, biroul meu – fizic – de acasă a devenit și spațiul meu principal de lucru.

 

Ocazie cu care am tras și niște concluzii pe care le pot da mai departe tuturor celor pentru care „home office” a devenit noua normalitate. Cu tot cu o recomandare tehnologică la prima mână.

 

 

Biroul e despre funcționalitate

 

Biroul trebuie să fie „tot ce ai nevoie” într-un spațiu mic, fără ca asta să însemne ceva ticsit sau claustrofob.

 

Cu atât mai mult cu cât se află la tine acasă, deci într-un spațiu limitat, biroul – indiferent că e unul oficial, clasic, sau doar o masă care îndeplinește acest rol – trebuie să fie cât mai aerisit și practic.

 

Cuvântul cheie: funcțional. Nu frumos, nu decorativ, nu bun de fotografii pe Instagram, ci funcțional.

 

Fiindcă rolul lui acesta este: de loc în care să poți să produci lucruri valoroase pentru jobul, business-ul sau activitatea ta. 

 

Aceasta este premisa de la care trebuie să pornești în momentul în care ți-l gândești, nu de la „Ce ramă drăguță să pun lângă calculator?” sau „Ce culoare să fie suportul de creioane?”. 

 

Acestea vin la final, dacă mai există timp, loc și disponibilitate. 

 

Cum îți e biroul, așa îți e și mintea

 

Am lucrat zece ani în open-space într-o companie și am văzut în ce hal își pot ticsi oamenii birourile cu lucruri.

 

De obicei din inerție, din comoditate sau din indiferență. Sau toate trei.

 

Când ești freelancer însă, acel birou nu este undeva într-o clădire terță de la care pleci seara și trântești ușa în urmă. Este centrul casei tale, deci nu-ți poți permite să-l ții dezordonat și haotic. 

 

Dacă există vreo regulă de aur care la mine funcționează brici, aceea este că, în orice moment, mintea mea e la fel de limpede cum e biroul meu. Sau contrariul. 

 

E ca și cum mintea mea ar lua tiparul spațiului în care se desfășoară, fiindcă nu am putut niciodată să creez ceva mulțumitor într-un spațiu plin-ochi de obiecte.

 

Mai întâi fac ordine, abia apoi mă apuc de lucru. Poate „pierd” cinci minute, dar câștig claritate.

 

„Keep it minimal”

 

Am spus deja că decorațiunile mai mult încurcă decât inspiră, dar dincolo de ceea ce cumpărăm noi, mai apar pe parcurs multe alte lucruri care „încarcă” peisajul.

 

Toți primim de la parteneri, firme, colaboratori diverse rame, figurine promoționale, mini-calendare, joculețe, cubulețe și alte mărunțișuri.

 

Deși sunt inutile în cea mai mare parte, oamenii tind să le păstreze pentru că sunt simpatice, decorative și „dau bine” pe birou. 

 

”Cum să le arunc? Lasă-le aici, că nu ocupă mult loc”.

 

Unul singur poate nu ocupă mult loc, dar în câteva luni biroul tău va fi biroul unui hoarder.

 

Primești ceva promoțional? Bun, citești esența, vezi dacă obiectul atașat e util și, dacă nu (în cele mai multe cazuri nu), îl dai mai departe, îl reciclezi, îl donezi sau faci altceva decât să-l pui în vârful teancului de obiecte similare pe care se așază praful. 

 

Biroul fizic și biroul mental

 

Poți delimita o masă de lucru, dar cum reușești să-ți delimitezi și atenția care zboară în toate părțile?

 

Pentru asta, cel mai important truc învățat în ultimii ani este stabilirea unor calupuri de lucru continuu, pentru a ajunge la starea de concentrare și profunzime numită „deep work”. 

 

Indiferent că lucrezi în calupuri de 20 de minute sau de trei ore, regula e aceeași: telefonul pe Airplane mode, toate rețelele sociale închise de pe calculator și eventual o coală A4 cu „DO NOT DISTURB” pentru celelalte persoane din casă. 

 

Cu cât lucrezi mai intens și concentrat, cu atât termini mai rapid ceea ce ai de făcut, deci este în avantajul tuturor părților implicate.

 

Evaluează-ți nevoile tehnologice

 

Cu câteva luni în urmă mă descotorisisem de tot ce însemna „tehnologie veche” în biroul meu.

 

Golisem toate sertarele cu cabluri vechi, aparate foto depășite moral și fizic, microfoane pe care nu le folosisem niciodată și alte asemenea echipamente. Ceea ce vă doresc și dumneavoastră.

 

Unele le-am donat, fiindcă erau încă funcționale, altele le-am pus într-o pungă pentru a le duce la o firmă specializată pe reciclare.

 

Imprimanta pe care o aveam – și care încă mai funcționa – am dat-o părinților, în ideea că îmi voi cumpăra una multifuncțională, mai mică și mai ergonomică. 

 

Dacă există un trend tehnologic pe care îl iubesc, acela este de micșorare a aparatelor destinate biroului. Aparate mici, care fac mai mult decât „predecesoarele” lor, ocupând mai puțin spațiu.

 

Asta era prin octombrie, iar de atunci am călătorit atât de mult prin lume încât n-am avut timp să mă gândesc la acest detaliu. Până când a venit izolarea și m-am trezit, subit, cu acte de scanat și de trimis contabilului, cu contracte de imprimat și de expediat prin curier, cu declarații pe proprie răspundere de printat și completat… și mi-am dat seama că am nevoie de o imprimantă multifuncțională bună, pe termen lung.  

 

Tocmai de asta, când cei de la Canon m-au contactat să-mi povestească despre imprimantele lor din seriile I-SENSYS, PIXMA G și MAXIFY și am văzut și specificațiile acestor modele, mi s-a părut un proiect de un firesc desăvârșit pentru mine și pentru publicul Fine Society.

 

Lăsând deoparte nevoile mele specifice de freelancer, am văzut în jur în această perioadă oameni care își reconfigurează viețile pentru mult timp de acum încolo: pentru activități cu copiii, pentru homeschooling sau pentru diferite proiecte personale de hobby.

 

Așadar, cred că este o informație utilă pentru toată lumea.

 

Canon este unul dintre cele mai durabile și performante branduri pe care le cunosc eu: tot ce am avut de la ei în ultimii 10-15 ani a fost utilizat intens și fără probleme, iar în această perioadă există și o campanie specială, gândită în avantajul clientului. 

 

Pentru toate imprimantele din gamele I-SENSYS, MAXIFY și PIXMA G cumpărate până pe 31 decembrie 2020, garanția este una extinsă, de 3 ani.

 

M-am pus pe căutat pe site, iar cel mai potrivit model pentru mine s-a dovedit a fi PIXMA G6040, o multifuncțională compactă format A4, care îndeplinește funcții de scanare, copiere și imprimare cu recipiente de cerneală reîncărcabile ușor. 

 

Pe site chiar scrie că este un model gândit pentru cei cu birouri de dimensiuni reduse sau pentru „mici antreprenori”. Mi s-a părut ideal pentru mine..

 

În plus, are inclusiv o aplicație prin care te poți conecta la cloud, imprimând direct de pe telefon și având conectivitate oriunde te afli.

 

Tehnologia de imprimare se numește ”FINE” – am zâmbit la partea asta, ca o coincidență – și se bazează pe cereneală hibridă: cerneală neagră pe bază de pigment pentru documente clare și cerneluri color pe bază de coloranți pentru imagini vii. 

 

Partea cu imaginile în culori vii mi se pare esențială pentru cei care folosesc imprimanta nu doar pentru nevoile lor de lucru, ci și pentru proiectele de școală online cu copiii.

 

Chiar dacă imprimanta are dimensiuni relativ mici pentru tot ceea ce face, recipientele sunt de capacitate mare.

 

De-a lungul timpului m-am trezit de prea multe ori în situația în care aveam nevoie să imprim ceva și cartușele erau pe terminate, deși abia le folosisem. Am terminat cu această problemă, iar ideea de cartuș reîncărcabil mi se pare mult mai eficientă decât varianta consumabilelor.

 

Cam așa arată strategia mea de birou pentru următoarele luni, fiindcă scrisul prin cafenele pare încă foarte îndepărtat și, cel puțin deocamdată, nici nu mi-l doresc. 

 

Dacă ar trebui să enumăr lucrurile bune care mi s-au întâmplat în această perioadă, la loc de cinste este faptul că mi-am sistematizat biroul și am reușit să lucrez o medie de 6-7 ore productive în fiecare zi de acasă. Cu tot cu rezolvarea chestiunilor administrative. 

 

Descoperă mai multe detalii despre imprimantele CANON sau despre garanția extinsă pentru acestea.

Foto: Unsplash, Canon

3 Comments

  • Maria spune:

    Care este diferența între cele trei game? Mulțumesc!

    • Diana Cosmin spune:

      În principiu, gama Pixma G este pentru utilizatorii casnici, dar se pretează foarte bine și la birourile mici. Asta raportat la usurinta reincarcarii, costurile de mentenanta si de utilizare, capacitatea de print foto, etc.

      Cealaltă gamă, Maxify, este dusa deja catre zona birourilor mici. Cât despre ultima, ea este clar valabila pentru birouri cu un nr de oameni mai mare.

      „Potrivirea” este dată de capacitatea de print, dimensiuni, costurile de achiziție/exploatare și mentenanță. Pentru un utilizator mediu, care are nevoie de o imprimantă pentru acasă sau pentru un home-office, cu siguranță Pixma G este cea mai potrivită. Și eu tot pe aceasta am ales-o.

      Sper să fie de folos.

  • Ana spune:

    Imi plac mult articolele tale si ma identific cu tot ce descrii. Inainte sa am copii traiam o existenta similara, imbratisand pe cat posibil minimalismul si simplitatea in tot ce fac. De cand cu copiii, s-a cam schimbat foaia. As fi curioasa cum ar arata articolele tale in varianta cu copii. Bineinteles ca sunt multe lucruri care depind de noi si de disciplina noastra, dar work from home cu copiii (mai ales pe vreme de pandemie) iti cam da peste cap tot feng-shuiul 🙂 Coala A4 cu “do not disturb” este evident irelevanta in aceste situatii 🙂

Leave a Reply

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.