Despre tot ce-i fin și fain

Ce înseamnă să fii „admin”-ul vieții tale și cum poți deveni mai bun la asta

By 18 februarie, 2019Rituals
read time 15 min
 
18 februarie, 2019

Ce înseamnă să fii „admin”-ul vieții tale și cum poți deveni mai bun la asta

Până să citesc o carte a unei profesoare americane de Drept, nu mi-am privit niciodată viața ca pe un „panou de comandă” al cărui administrator sunt chiar eu. Și nici n-am stat să număr mărunțișurile administrative vitale pe care le fac într-o zi. Elizabeth Emens grupează toate aceste sarcini zilnice sub denumirea de „admin”, un fel de parolă care deschide cutia Pandorei pentru noi toți: cum devenim mai eficienți la gestionarea unei vieți?

by

Articolul pe care îl citiți acum a fost urcat de un „admin”. De mine. Ca să urc pe acest site un articol pe care l-am scris, intru în modulul de configurare și bag o parolă pe care doar eu o știu. Username-ul: Admin. Eu sunt administratorul și „gestionarul” propriului meu site.

 

Cu acest „admin” pătrund în culise, unde fac toate gesturile nevăzute care rezultă în ceea ce citiți voi: urc textul, spațiez, fac unele cuvinte cu bold și altele italic, schimb culorile, delimitez paragrafele. Pare ceva eminamente tehnic, nu?

 

 

Ei bine, weekend-ul acesta am citit o carte foarte interesantă, numită „The Art of Life Admin”, scrisă de o profesoară de Drept de la Columbia Law School, pe nume Elizabeth Emens.

 

Titlul m-a făcut curioasă: ce este acest „Life Admin”? Și ce are admin-ul cu viața? Admin sunt eu pe site, „adminii” sunt pe forumuri, grupuri de Facebook sau pagini de Facebook. Nu în viața de zi cu zi. 

 

Admin e un termen pe care tehnologia l-a introdus în vocabularul nostru, dar care nu e doar pe un site de internet, ci și în existența noastră zilnică. „Admin” vine de la chestiunile administrative pe care toți le avem de făcut pentru a ne ține viețile la suprafață.

 

Fiecare dintre noi are o familie, un job, o casă în care locuiește și, în spatele lor, câteva zeci, sute sau mii de mărunțișuri nevăzute pe care le înfăptuiește zilnic pentru a ține pe linia de plutire toate aceste lucruri.

Ce presupune munca de „admin” a unei vieți? Formulare de completat, programări de făcut, emailuri de citit și de răspuns, notificări și adrese, taxe și impozite de plătit, decizii financiare de luat (gestionat conturi, depozite, economii), provizii de cumpărat, curățenie, mentenanță și revizii de organizat, cadouri de cumpărat și o mie de alte lucruri.

Dacă ai un copil, „admin”-ul include înscrierile la grădiniță sau școală, plata taxelor, contribuția la fondul clasei, cumpărarea de rechizite, organizarea cursurilor extrașcolare, coordonarea cu alte mame pentru diferite activități, programat mersul la doctor și programul zilnic de mers la școală, de luat de la școală și alte lucruri.

 

Chiar și un animal de companie vine cu un admin considerabil: stabilit programări pentru vaccinuri, cumpărat mâncare, plimbat, stabilit variante alternative pentru plecări, cumpărat produse de îngrijire și tot așa. Toate iau timp, energie și organizare, dar asta nu se vede.

 

Se vede doar rezultatul: casa e curată, rufele sunt spălate, mâncarea e pe masă, programările sunt făcute, facturile sunt plătite, mașina are reviziile la zi, cadourile de aniversare sunt cumpărate, vacanțele sunt planificate, biletele de avion sunt rezervate și lista poate continua la nesfârșit. Pentru ca viața să se întâmple, însă, e necesar ca noi să gestionăm această muncă de culise, care uneori ne istovește și ne copleșește.

 

Fiecare lucru pe care îl facem are în spate un „modul” de admin, de care ne ocupăm noi sau alții. Chiar și când organizăm o ieșire în oraș, există un „admin”, cineva care dă telefoane, coordonează agende, face rezervarea, comunică ora tuturor, vine cu idei alternative. Întotdeauna există un admin, iar în viețile noastre „adminii” suntem noi. Și, dacă avem o familie, de multe ori unul dintre membri este „admin” atât pe chestiunile proprii, cât și pe cele ale familiei. 

În cartea ei, Elizabeth Emens face o listă a principalelor tipuri de „Life admin”:

-acte, formulare, cereri și tot ce ține de „birocrația” familiei;

-managementul și coordonarea programului membrilor familiei (soți, soți și copil, soți și rude);

-gestionarea emailului, a Whatsapp-ului și a tuturor tipurilor de mesaje;

-stabilirea listelor de cumpărături și planificarea meselor;

-gestiunea utilităților casei;

-rezolvarea finanțelor: conturi, dobânzi, economii, carduri, reînnoiri de carduri, cereri;

-rezolvarea chestiunilor legate de asigurări: medicale, de viață, de studii etc.

-gestionarea ajutorului extern: bone, menajere, electricieni, instalatori, furnizori de orice alte servicii;

-planificarea de vacanțe, petreceri, aniversări și evenimente speciale;

-mentenanța casei: rufe, curățătorie chimică, cumpărat produse, ordonat lucruri;

-„secretariatul” personal: programări la coafor, manichiură, program de sală, sesiuni de masaj, terapie etc.

Acesta este doar vârful iceberg-ului în ceea ce se poate numi „the office work of life”. Viața paralelă de după job, unde lucrurile de făcut nu se termină niciodată. Primul pas pentru a căpăta control asupra ei este să faci o listă exhaustivă de lucruri care compun munca de admin a vieții tale, pe categoriile de mai sus și unele în plus (dacă e cazul). Și, de acolo, să vezi ce poți să simplifici, să comasezi, să elimini sau să delegi. Niciodată viața nu pare mai clară și mai ușor de gestionat decât atunci când listezi, negru pe alb, toate elementele din care se compune ea pentru tine.

Dincolo de teorii și definiții, admin-ul – sau „administrativul” – unei vieți include toate acele gânduri cu care pui capul pe pernă seara și care rareori sunt din sfera lucrurilor grandioase, de tipul proiectelor neterminate sau al ideilor mărețe. Nu, de cele mai multe ori, după o zi de muncă rămâi cu gândul enervant că n-ai spălat vasele (și va trebui să faci asta a doua zi), că n-ai răspuns la emailuri, că n-ai apucat să completezi acel formular, că n-ai apucat să pui o mașină de rufe, să faci pachețelul de mâncare al copilului, să calci cămașa pentru a doua zi, să programezi revizia la mașină și alte lucruri aparent mărunte, dar fără de care existența ta zilnică ar intra în colaps.

 

Premisa de la care pleacă Emens este foarte simplă, dar utilă ca exercițiu mental: noi chiar suntem „adminii” vieților noastre și motivul pentru care uneori suntem depășiți de evenimente stă în faptul că avem mai multă muncă de „admin” decât putem duce. O infinitate de lucruri mici, de cele mai multe ori enervante (cui îi place să plătească facturi, să spele rufe sau să stea la cozi?), dar absolut necesare în funcționarea unei vieți.

 

Am cumpărat cartea lui Emens de la Cărturești, gândindu-mă că, odată cu teoria foarte bine-fundamentată, vor fi livrate la interior și niște idei revoluționare despre cum putem face să nu ne mai simțim copleșiți de toate lucrurile pe care le avem de făcut într-o zi. Niște tips-uri deștepte, niște ponturi care să ne dea viața cu roțile-n sus. Ei bine, cartea nu este despre așa ceva.

 

După ce își expune teoria, de altfel reușită, Elizabeth Emens folosește restul de 250 de pagini de carte pentru a exemplifica, didactic, care e treaba cu acest admin. Pur teoretic, fără aplicabilitate practică: câte tipuri de admin există, cum ne împărțim, ca psihologie, în funcție de cum gestionăm propriul admin (oameni care fac admin cu convingere, oameni care îl evită, oameni care îl fac fără tragere de inimă sau oameni care își pun admin-ul propriu pe seama altora) și situații concrete în care oamenii s-au certat ori s-au despărțit pornind de la admin.

 

Ce-i drept, am realizat cu această ocazie că în trecut am fost un fel de CEO, CFO și COO al casei, luând asupra mea absolut toate chestiunile care țineau de „admin”, ceea ce m-a obosit peste măsură. Emens explică extensiv de ce asta nu e în regulă: există o diviziune a admin-ului în familie, fiecare membru, inclusiv cei mici, căpătând îndatoriri clare. Dar, chiar și așa, totul rămâne la nivel teoretic: ar trebui să, ar fi bine să, ar fi indicat să.

 

Totuși, cartea e interesantă și, după ce am citit-o din scoarță-n scoarță și mi-am făcut și o evaluare personală a gestiunii admin-ului, mi-am dat seama că merită dată mai departe. La pachet cu câteva ponturi care nu vin de la Elizabeth Emens, ci de la mine. Sunt testate de mine în timp și la mine funcționează perfect. Firește, nu există două vieți sau două programe la fel, dar cred că unele lucruri sunt general-valabile sau măcar pot servi ca puncte de plecare sau repere de inspirație.

Pontul 1: gestiunea emailurilor

Anul trecut, am profitat de GDPR pentru a face curățenie în toate mailing list-urile pe care eram înscrisă. Toți ne dăm emailurile peste tot unde ni se cer, ceea ce conduce la o sufocare benevolă în newsletter-uri, reclame și tot felul de oferte „de neratat”. Cu ocazia venirii GDPR, mi-am dat Unsubscribe la 90% din emailurile pe care le primeam automat și pe care nu le deschideam niciodată: farmacii, newslettere nedorite, înștiințări de la branduri care nu mă interesează și tot așa.

 

În plus, mi-am făcut în urmă cu ceva vreme o adresa de email specială pentru formularistica de zi cu zi. Dacă farmacia de la care cumpăr gel de duș îmi cere emailul când vreau să-mi fac un card de 20% reducere, n-o să dau emailul meu profesional, cel pe care vin emailurile importante, și nici pe cel personal, pe care-l folosesc pentru a interacționa cu prietenii.

 

Am un email special, generic, pe care îl verific separat la câteva zile (să fiu sigură că nu ratez ceva esențial), și unde intră toate superofertele, newsletterele și înștiințările anuale despre perioade de reduceri, campanii de Mărțișor și bonus-uri aniversare. Dacă toate aceste notificări mi-ar intra în Inbox-ul  uzual, cred că m-ar apuca atacul de panică în fiecare dimineață.

 

Despre cum am redus cantitatea de „zgomot” din viața mea (informație, junk, fake-news, timp pierdut etc), am scris aici un articol amplu: „Ghidul meu de supraviețuire și seninătate în era rețelelor sociale”.

 

Pontul 2: ordinea casei

Am scris deja despre cum mi-am ordonat casa după metoda KonMari și despre cum fac curățenie efectiv (frecat podele, aspirat, șters praf etc), dar principalul pont care merge dincolo de cum împăturești puloverele și cum rulezi șosetele sună cam așa: pune la loc orice ai folosit, imediat după ce l-ai folosit.

 

Vă dau un exemplu concret, de acțiuni zilnice care îmi fac viața mai simplă: intru pe ușă seara, îmi dau jos paltonul și-l așez în dulapul de pe hol, pantofii îi pun pe suportul special (pentru a-i curăța ulterior, asta e un proces separat), pălăria sau căciula merg tot pe raftul lor, geanta o așez pe policioara de lângă ușă, iau papucii care mă așteaptă pe raftul lor special. Mănânc o salată și imediat ce am terminat-o arunc resturile, spăl farfuria și o pun la locul ei. Am citit o carte și m-am oprit? O duc la locul ei.

 

Am terminat de lucrat la laptop? Îl pun la încărcat, ca să nu mă trezesc că vreau să-l folosesc și e „mort” sau îl pun la loc pe birou. Văd că s-au adunat 5 prosoape, 4 perechi de șosete și 3 bluze în coșul din baie? Nu las să se adune 30, ca să am de pus mașina de spălat de 5 ori într-o zi, ci le pun la spălat pe loc, le usuc și gata, am scăpat de rufele murdare din casă.

 

Nu am fost mereu așa, mi-am învățat lecția „the hard way”. Ca orice om obosit, veneam seara acasă, obosită, mă descălțam pe hol și lăsam acolo cizmele, „ca să le pun la loc mai târziu”, puneam paltonul în cuier alături de celelalte 3 paltoane, 2 căciuli și 3 fulare folosite în ultimele zile, mâncam repede ceva și lăsam vasele „pentru mai târziu” și tot așa. Pe moment mă simțeam eliberată, pe principiul ”Sunt prea ostenită, n-am chef acum”, dar pe termen lung rezultatul era în defavoarea mea.

 

Periodic, ajungeam să fac ordine generală prin mărunțișurile casei, punând la loc farfurii, strângând zece obiecte diferite din cuier și punându-le la loc, sistematizând pantofi lăsați aiurea pe hol și tot așa. Îmi lua câteva ore bune și mă enervam de fiecare dată. În schimb, când faci ordine după tine punctual, zi de zi, nu mai ajungi să faci niciodată astfel de „curățenii generale”. Da, speli podele, aspiri, ștergi praful, faci lucruri de curățenie inevitabile într-o casă, dar nu ajungi niciodată la acel grad de dezordine care să te facă să răstorni totul cu susul în jos, ca să pui la loc așa cum trebuie. Pentru că totul este, deja, la locul lui.

Pontul 3: învață să delegi

Fiecare lucru are un cost de oportunitate, adică echivalentul timpului/energiei/finanțelor pe care le cheltuiești pentru a-l face și pe care, altminteri, le-ai putea folosi pentru altceva. Îmi fac singură curățenia, pentru că îmi place, mă pricep și n-am găsit o persoană care să facă mai bine decât mine (și să nu am bătaie de cap suplimentară cu monitorizarea, ghidarea, sfătuirea ei). Mi s-ar părea mai complicat să mă apuc să caut pe cineva, să selectez, să testez, să învăț persoana cum să facă și cum îmi place mie să facă și eventual să mai și „repar” în urma ei. Prefer să fac eu.

 

Să calc, în schimb, are pentru mine un cost de oportunitate prea mare pentru timpul investit: nu-mi place, nici nu mă pricep fantastic și mi se pare că aș putea face lucruri mult mai utile cu timpul meu. Există, pe internet, o mulțime de oferte de firme care îți calcă zeci de kilograme de rufe lunar, pentru un abonament de 100-200 de lei pe lună. Kilograme de haine, nu 3-4 cămăși. Am preferat, așadar, să bugetez această sumă și să folosesc timpul economisit pentru alte lucruri.

 

Fiecare știe care sunt lucrurile care merită și nu merită făcute, iar să delegăm sau să externalizăm este o artă și o echilibristică riguroasă: eu mă coafez în 99% dintre cazuri singură, dar nu mi-aș face niciodată manichiura singură, e plăcerea mea să mă duc la un profesionist, chiar dacă asta implică 2 ore investite, la fiecare 2 săptămâni. Tot ce pot să cumpăr online ( și să scap de drumuri speciale, cozi, căutări și timp pierdut inutil), aleg să cumpăr online: bilete la teatru, bilete la film, detergenți bio și multe alte mărunțișuri. În schimb, iubesc să petrec ore în șir în librării și săli de lectură, consider că acela e timp valoros, chit că doar răsfoiesc cărți și beau ceai. Nu e timp irosit, e o investiție în mine și în mintea mea.

 

Mă gândesc de fiecare dată logic: mă costă mai mult să fac asta eu sau să las un profesionist să o facă? Mă hrănește sau mă istovește? Și aleg, rațional, varianta cea mai blândă cu timpul și cu buzunarul meu.

 

Pontul 4: amânarea crește povara

Treaba cu amânatul versus rezolvatul punctual nu este valabilă doar la treburile casei, ci și la absolut toate mărunțișurile pe care poți să le dai gata imediat: răspunde acum la o întrebare punctuală, completează formularul de retur și scapă de el, aruncă hârtia la coș, răspunde „DA” sau „NU” la emailul de confirmare care tocmai ți-a intrat în Inbox, deschide acum plicul găsit în cutia poștală, șterge/arhivează acum cele trei mesaje primite și tot așa.

 

Pentru că mulți oameni lasă astfel de lucruri să se adune, sentimentul de vinovăție și de copleșire crește și mai rău: când ai 50 de mesaje fără răspuns, 30 de apeluri ratate, 10 plicuri nedeschise și 10 formulare de completat, îți vine să închizi totul, să arunci cheia și să fugi în lume. Nu lăsa niciodată să se adune atât de multe lucruri încât să te simți sufocat, termină-le la momentul lor și simplifică-ți singur viața.

 

Uneori toți devenim, inevitabil, ”Admin avoiders”, cum ar spune Elizabeth Emens: nu avem chef să ne confruntăm cu acea factură, cu acel email, cu acea notificare. Dar, la nivel rațional, știm deja că tot noi urmează să ne ocupăm de ele, mai devreme sau mai târziu. Decât să amânăm un email neplăcut, mai bine îl dăm acum și ne luăm o piatră de pe inimă. E mult mai plăcută perspectiva de a NU face acum, de a amâna și a fi liniștit aici și acum, dar e o păcăleală: nu-ți amaneta niciodată liniștea viitoare pe o acalmie de moment. E un schimb total neavantajos pentru tine.

Pontul 5: folosește un carnețel

Spuneam la început că ar trebui să faci o listă. După ce listezi toate task-urile vieții de zi cu zi, împarte-le pe categorii și, într-un carnețel sau caiet, delimitează-le în mod clar. La mine ele sunt împărțite flexibil în: CASĂ (tot ce ține de curățenie, achiziții de detergenți, bureți, mop-uri, spălat, reparat etc), MÂNCARE (provizii săptămânale și altele), UTILITĂȚI (facturi care țin de casă), FINANCIAR (conturi, carduri, taxe, impozite), MAȘINĂ (spălat, benzină, revizii, schimbat roți de iarnă/vară, asigurări, rovignete etc) și DIVERSE (ieșiri în oraș, programări la coafor, rezervări de vacanțe, bilete de avion etc).

 

Mai sunt și alte categorii și sub-categorii, dar e doar un exemplu: atâția oameni, atâtea metode. Esențial e să pui pe listă tot ce-ți ocupă timpul la nivel de „sarcină” zilnică/lunară/săptămânală și apoi să vezi care în ce categorie se potrivește. Abia apoi poți vedea pe ce cheltuiești timp, bani, energie și cum poți optimiza acest lucru, delegând, simplificând sau eliminând cu totul.

Alte link-uri utile:

Cum îți gestionezi finanțele personale: cât valorează o oră din viața ta? AICI

Ghidul meu de supraviețuire și seninătate în era rețelelor sociale, AICI.

 

Cum faci ordine în casă și în viață într-un singur weekend, AICI.

 

Cum am strunit curățenia casei și ce produse folosesc în mod concret, AICI.

 

Cum ne simplificăm viața sau măcar de unde începem, AICI.

Foto: Pixabay